為了加強公司內部管理和控制,規范采購行為和物品領用,保障生產經營活動的正常進行,以最大限度地降低成本,結合公司實際制定本辦法。

  一、歸口管理部門:辦公室。

  二、物品分類:本辦法中物品包括固定資產、耐用品、高值消耗品、低值消耗品等

  三、采購過程管理

 ?。ㄒ唬τ诩胁少彺笈墓潭ㄙY產類的物品由辦公室、財務部、監察審計部、企管部等相關部門組成采購小組;由分管辦公室領導任采購組長。

 ?。ǘ┎少彾▋r流程:采購人及相關部門參與人員進行詢、比、核價并填寫《江西省水投建設有限公司物品采購詢、核價記錄表》→核價人核價→辦公室負責人審批。

  臨時急用物品可就近在大型超市進行采購,可不進行詢、核價;長期使用的消耗品及其他物品可通過詢比價程序確定一定期限內價額,市場價格浮動較大時再重新定價。

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  1.長期采購物品確定最終供應商后,同供應商簽訂長期采購合同(供應商需提供《供應商品報價單》),合同到期另進行詢、議價流程。

  2.根據物品采購分類,建立供應商檔案,其中包括供應商名稱、地址、聯系人、聯系電話、所供應產品,需長期提供售后服務的,還須提供營業執照復印件。

 ?。ㄋ模┖贤芾恚汗潭ㄙY產的采購必須簽訂購銷合同。合同簽訂按公司合同管理辦法執行。

 ?。ㄎ澹┎少彆r效:根據采購計劃所列的采購到位時間及時進行采購,如遇特殊情況,要延遲到位的,應及時通知申購部門,并與其商議解決方案。

 ?。┤霂炫c付款:

  1.采購員采購的物品在入庫前,由物品管理員對物品的數量、規格、型號、質量對照物品申購單進行驗收,并辦好入庫單的登記工作。辦公設備入庫前還須設備使用部門驗收后方可辦理入庫手續。單價在2000元以上的物品填寫《固定資產管理卡》登記,單價在2000元以下的非固定資產由倉管員制作臺賬登記。

  2.采購物品時供應商需提供購物發票,采購的物品種類較多時還須由供應商需提供加蓋公章的明細單,報銷時憑物品申購單、入庫單、購物發票及明細單經財務審核,報請分管領導和總經理審批后予以報銷??們r5000元以上的采購原則上轉賬支付。

  四、領用管理

 ?。ㄒ唬┪锲奉I用審批

  1.消耗品、耐用品的領用由部門負責人審批,倉管員按照物品,領用表發放。辦公室每月底對庫存物品進行盤點審查。

  2.接待物品的領用:公司日常經營管理、項目上接待物品的領用按照權限審批,總價值600元以內的物品領用由經辦人申請,部門負責人審核,分管領導審批,辦公室負責登記核銷;總價值600元以上的物品由經辦人申請,分管領導審核,總經理審批,辦公室負責登記核銷。

 ?。ǘ┪锲奉I用臺賬管理

  物品管理員對所領用物品建立領用臺賬,員工應根據本職工作的需要領用物品時,統一登記并由領用人簽字確認。

 ?。ㄈ┙构参锲放矠樗接?。各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費現象。

 ?。ㄋ模╇x職員工在辦理離職或交接手續時,應將所占用的公司物品(包括仍有使用價值的消耗品)如數歸還。有缺失或損壞的應照價賠償,否則不予辦理相關手續。

 ?。ㄎ澹┺k公設備出現故障,由辦公室負責協調和聯系退換、保修、維修等事宜。

  五、盤點管理

 ?。ㄒ唬┍P點時間:固定資產、高價耐用品每半年盤點一次(每年6月30日和12月31日,固定資產、高價耐用品使用地點或人員有調整的,亦須進行盤點)。

 ?。ǘ┍P點流程:

  1.固定資產盤點:由財務部根據財務系統的登記提供固定資產清單,物品管理員根據清單進行清點并記錄,辦公室負責人確認。如有丟失或損壞,要查明原因和責任人,并進行備注和處理。

  2.非固定資產盤點:由物品管理員清點庫存,填寫物品盤點表,由采購員或辦公室指定他人進行復核,辦公室負責人確認。

  3.盤點結束后,對所盤點的數量和盤點情況進行匯總報公司分管副經理及總經理。

   (三)物品丟失(損壞)的處理:

  1.對于盤點時物品發生丟失的,由責任人按照物品的現價進行承擔。

  2.對于物品損壞的,故意損壞者(包括故意為之或未盡保管義務)承擔全部賠償或維修責任。物品屬于自然損壞的,經公司核查屬實,由辦公室安排維修。

  3.如物品為外部人員損壞的,由損壞者承擔折舊損失或進行維修,損壞者不明的,由物品領用人承擔責任。

  六、本制度自頒布之日起實施。

   

  附件:1.江西省水投建設有限公司物品申購單

  2.江西省水投建設有限公司物品分類明細表

  3.江西省水投建設有限公司物品采購詢價、議價表

  4.江西省水投建設有限公司物品領用表

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

  附表1

  江西省水投建設有限公司物品申購單   申購部門:                 申購人:                         申購時間:  
  序號 申購物品名稱 申購原因 擬申購數量 擬申購品牌及型號 預算  
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
               
  部門負責人審核意見    
  分管領導審核意見    
  總經理審批意見    
    附表2 江西省水投建設有限公司物品分類明細表  
序號 類別 物品名稱 備注  
1 固定資產 電子設備 辦公電腦(筆記本)、傳真機、復印機、打印機、掃描儀、投影儀、碎紙機、相機、攝像機等。 單件物品人民幣2000元以上(含本數)  
電器  冰箱、電視、空調、微波爐、取暖電器等。  
桌椅 辦公桌、辦公椅、沙發、茶幾、櫥柜等。  
交通 車輛等。  
2 耐用品 高值 驗鈔機、電話機、打孔機、移動硬盤等。 單件物品人民幣200元~2000元(不含本數)  
低值 裝訂機、U盤、激光筆、插線板、筆筒、尺子、計算器、訂書器、鼠標、鍵盤等    
3 消耗品 高值 墨盒、硒鼓、色帶、碳粉等。 單件物品人民幣200元~2000元(不含本數)  
低值 簽字筆(芯)、鉛筆、白板筆、記號筆、熒光筆等;  
文件夾(盒/筐)、拉桿夾、按扣夾、單夾、板夾、拉邊袋、檔案盒(袋)、名片夾(盒/冊)、支票夾等;  
紙本 賬本、筆記本、打印/復印紙、傳真紙、復寫紙、彩條紙、N次貼、便簽紙等;  
刀器 推釘器、起釘器、剪刀、裁紙刀、轉筆刀、刀片等;  
夾釘 裝訂條(圈)、推釘夾、燕尾夾、訂書釘、別針、曲別針、大頭針等;  
其他 刻錄盤、膠水(棒)、膠帶、雙面膠、涂改液(帶)、橡皮、印臺(油)、電池、塑封皮、公司印刷品、紙杯、咖啡、瓶裝礦泉水等。  

  附表3

江西省水投建設有限公司物品采購詢、議價記錄表 
序號 名稱及型號 供應商名稱 聯系方式 詢價(元) 核價(元) 備注
             
             
             
             
             
  詢價人:                                     核價人:     
辦公室負責人審核意見:

  附表4

  江西省水投建設有限公司物品領用登記表

品  名:   單價:          
日期 購進數 領用 數量   領用人簽名 用途 部門負責人審核 分管領導 審核 總經理審批 實用數 返還數 庫存數 備注