第一章  總則

  第一條  為了加強江西省水投建設有限公司(以下簡稱公司)系統檔案管理,實現檔案管理的規范化、制度化,更好地為公司各項工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》及省、廳、江西省水利投資集團有限公司(以下簡稱水投集團)檔案管理有關規定,結合公司實際情況,特制定本辦法。

  第二條  凡公司各單位、各部門在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規定定期向公司檔案管理部門移交,集中管理,任何單位和個人不得據為已有。

  第三條  各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。

  第四條  各單位、各部門的文書立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負責監督和指導。

  第二章  歸檔范圍

  第五條  凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片等)均屬歸檔范圍。

  第六條  上級機關文件材料應歸檔的有:

 ?。ㄒ唬┥霞墮C關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;

 ?。ǘh和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊;

 ?。ㄈ┐霞墮C關草擬并被采用為文件的定稿和印本;

 ?。ㄋ模┢渌募牧?。

  第七條  公司文件材料應歸檔的有:

 ?。ㄒ唬┕绢C發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿;

 ?。ǘ┕镜恼埱笈c上級機關的批復文件,各部門及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;

 ?。ㄈ┕炯案鞑块T的工作計劃、總結、報告;

 ?。ㄋ模┕菊匍_的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

 ?。ㄎ澹┕绢I導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關的文件材料;

 ?。┕绢I導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

 ?。ㄆ撸┓从彻窘洜I和管理的專業文件材料,如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;

 ?。ò耍┧都瘓F或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);

 ?。ň牛┕炯案鲉挝?、各部門成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;

 ?。ㄊ┕炯案鲉挝?、各部門制定的規章制度等;

 ?。ㄊ唬┕镜臍v史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料,榮譽獎勵證書,有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

 ?。ㄊ┕揪幱〉墓疽?、簡報等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;

 ?。ㄊ┕炯案鲉挝?、各部門干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

 ?。ㄊ模┕韭毠?、黨員、團員名冊、報表;

 ?。ㄊ澹┕韭毠まD移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;

 ?。ㄊ┕就馐禄顒又行纬傻恼埵?、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、工作來往文件等;

 ?。ㄊ撸┕窘鉀Q法律糾紛問題形成的文件材料;

 ?。ㄊ耍┕净蚋鲉挝?、各部門與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;

 ?。ㄊ牛┕竟潭ㄙY產登記,財產,物資、檔案等移交憑證;

 ?。ǘ┕举徶么笮驮O備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。

  第八條  同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有:

 ?。ㄒ唬┩墮C關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;

 ?。ǘ┯嘘P業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;

 ?。ㄈ┩墮C關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。

  第三章  立卷歸檔要求

  第九條  公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向公司辦公室移交。

  第十條  各單位必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。

  第十一條  各單位向公司辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續。

  第十二條  歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:

 ?。ㄒ唬w檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件:項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任免文件,有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。

 ?。ǘ┰跉w檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。

 ?。ㄈ┚韮任募牧蠎獏^別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

 ?。ㄋ模┚韮任募牧蠎磁帕许樞蛞来尉帉戫撎柣蚣?。裝訂的案卷,應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

 ?。ㄎ澹┯谰?、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

 ?。┞曄癫牧蠎梦淖謽顺鰯z像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

  第四章  檔案保管期限

  第十三條  文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為三年以上、十五年及以下。

  第十四條  確定公司檔案保管期限的原則。

 ?。ㄒ唬┓彩欠从彻局饕毮芑顒雍突練v史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。

 ?。ǘ┓彩欠从彻疽话慊顒?,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。

 ?。ㄈ┓彩窃谳^短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。

  第五章  檔案的鑒定與銷毀

  第十五條  公司辦公室對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規定進行銷毀。

  第十六條  檔案鑒定工作由辦公室主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。

  第十七條  檔案材料鑒定小組審定,并經公司有關領導批準后,方可銷毀。

  第十八條  銷毀檔案材料,要由兩人以上并在指定地點進行監銷,監銷人要在銷毀清冊上簽字。

  第六章  檔案的借閱

  第十九條  公司各部門因工作需要,借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準,然后到公司辦公室填寫檔案借閱單,方可借閱。

  第二十條  公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

  第二十一條  借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。

  第二十二條  借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經辦公室主任及分管領導批準。

  第二十三條  借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。

  第二十四條  借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本辦法第七章第三十一條進行處罰。

  第二十五條  凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理。

  第七章  罰則

  第二十六條  公司各單位凡違反本辦法第三章第九條,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經發現,限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外,并予以通報批評。

  第二十七條  公司各單位凡違反本辦法第六章第十四條,泄露秘密,按公司保密工作有關規定進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室主任批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對其單位領導和當事人予以處理。

  第二十八條  公司各單位凡違反本辦法第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

  第二十九條  公司各單位凡違反本辦法第六章第二十六條,遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按公司保密工作有關規定進行處理。

  第八章  附則

  第三十條  本辦法自印發之日起執行,由辦公室負責解釋。

  第三十一條  各子公司應根據本辦法,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。